Standaardisering en digitalisering in de hypotheekketen

Hypotheken Data Netwerk (HDN).

Als koepelorganisatie zorgt HDN voor veilige, zorgvuldige en slimme informatie-uitwisseling in het financiële woondomein. Zij faciliteren de gestandaardiseerde communicatie tussen hypotheekaanbieders en adviseurs. Bijna alle financieel adviseurs en vrijwel alle grote aanbieders van hypotheek- en hypotheekgerelateerde producten zijn aangesloten op het HDN-platform, net als franchiseketens, serviceorganisaties en IT-leveranciers.

Niet iedereen begrijpt <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>.

De communicatie tussen banken, hypotheekaanbieders en adviseurs gaat via zogeheten XML-bestanden (een standaard waarmee
gestructureerde gegevens in platte tekst kunnen worden weergegeven). De informatie in dit berichtenverkeer moet gestandaardiseerd zijn,
zodat de verschillende systemen van de verschillende instanties elkaar begrijpen. Dit wordt vastgelegd in een XSD-schema (een taal voor
het beschrijven van de structuur van XML-documenten), maar zoals je je kan voorstellen, is dit een erg technische weergave.

Ook niet-technische medewerkers moeten de standaard of ‘het schema’ kunnen begrijpen en daarom is er behoefte aan een
schemabeheertool, een applicatie met een gesimplificeerde en visuele weergave van de schema’s voor de verschillende soorten berichten
die uitgewisseld worden, inclusief aanvullende informatie voor niet-technische medewerkers.

Een nieuwe schemabeheertool.

Het doel van HDN is een innovatieve organisatie die samen met diverse stakeholders de hypotheekbranche vooruitbrengt door verbetering
en vernieuwing. Je kunt hierbij denken aan verbeteringen op de inhoud van de berichten die uitgewisseld worden door de verschillende
ketenpartners, maar ook aan het introduceren van nieuwe berichten om zo de processen in de markt verder te digitaliseren. Time-to-market
is daarbij essentieel. Hoeveel tijd kost het om een verbetering te implementeren van concept tot marktintroductie?

Het implementeren van verbeteringen in bestaande schema’s kostte HDN in de oude schemabeheertool veel moeite. De tool was traag en
voorkwam fouten niet, waardoor medewerkers van HDN weken nodig hadden om de schema’s te controleren voordat deze in de markt
geïntroduceerd konden worden. Hierdoor werden uitgebreide verbeteringen grotendeels vermeden vanwege de impact die ze hadden.

Daarnaast was het niet mogelijk om nieuwe processen voor berichtenverkeer te digitaliseren, omdat er in de schemabeheertool geen nieuwe schema’s konden worden toegevoegd voor nieuwe processen. Dit leverde het grootste probleem op, want verdere digitalisering van de keten was hierdoor onmogelijk.

Het was hoog tijd voor een nieuwe schemabeheertool die verdere digitalisering van de keten mogelijk maakt en tegelijkertijd de time-to-
market drastisch moest versnellen.

De requirements van de nieuwe schemabeheertool.

De nieuwe schemabeheertool moest het aanbrengen van wijzigingen aan bestaande schema’s eenvoudiger en sneller maken, zodat de
time-to-market verbeterd kan worden. Daarnaast moesten er ook nieuwe schema’s geïntroduceerd kunnen worden voor nieuwe processen.

Om de requirements in kaart te brengen, heeft het software-ontwikkelteam samen met de key-users van de schemabeheertool een user story map gemaakt. Een user story map is een visuele weergave van de benodigde functionaliteiten en geeft de context van de gebruiker weer. Hiermee creëer je een gezamenlijk beeld. Klik hier om meer te lezen over een user story map.

Zoals bij ieder project in complexe domeinen waren er natuurlijk interessante uitdagingen en specifieke wensen van de klant.

• Gemeenschappelijk taalgebruik. Gemeenschappelijk taalgebruik was een uitdaging in de oude schemabeheertool, waarbij veel
  termen door elkaar werden gebruikt. Onze eerste stap was het creëren van een gemeenschappelijk taalgebruik, de domeintaal. Een
  goede domeintaal vormt de basis voor een succesvol traject. Een belangrijke uitkomst hiervan is dat we nu spreken van twee soorten
  schema’s: een basisschema en een berichtschema. HDN maakt het basisschema, dat de maximale set van elementen bevat die in een
  bericht gebruikt mogen worden. Vervolgens wordt het berichtschema gebaseerd op het basisschema en bevat het de eigen invulling van
  de hypotheekaanbieder.
  
  
• Efficient opslaan van schema’s. In de oude tool werden alle schema’s individueel opgeslagen in de database. In de nieuwe tool
  worden enkel de verschillen tussen de berichtschema’s en de basisschema’s opgeslagen. Dit is aanzienlijk efficiënter, omdat het
  upgraden van schema’s hierdoor gemakkelijker en sneller wordt. De verschillen hoeven namelijk alleen opnieuw toegepast te worden op
  een nieuw basisschema. Dit resulteert in winst op het gebied van prestaties en vermindert de kans op fouten.
  
  
• Verschillen tussen schemaversies. Elk schema moet worden gecontroleerd. Om dit efficiënt te doen is het belangrijk dat het verschil
  met de vorige versie van het schema inzichtelijk kan worden gemaakt. Zo kan een gebruiker snel beoordelen of het schema akkoord is.
  
  
• Vermindering van kans op fouten. Om de tijd die nodig is om een schema te controleren te minimaliseren, is het door het gebruik van
  automatische controles niet langer mogelijk om een schema te maken dat niet valide is. De HDN-medewerker hoeft nu alleen nog bepaalde werkafspraken te controleren tijdens het reviewen. In de toekomst zullen ook de werkafspraken geautomatiseerd gecontroleerd worden, zodat er nog meer tijdswinst wordt behaald.

• Intuïtief. De oude schemabeheertool bevatte een handleiding van 40 pagina’s. De nieuwe schemabeheertool moet gebruiksvriendelijker
  en intuïtiever zijn, zodat het niet langer essentieel is om een handleiding te raadplegen. Dit wordt vergemakkelijkt door het gebruik van
  een gemeenschappelijk taalgebruik. Daarnaast hebben we meerdere feedbacksessies gehouden met een diverse groep gebruikers van
  de oude schemabeheertool, waardoor we vroeg in het ontwikkeltraject verbeteringen konden doorvoeren in het gebruikersgemak.